EVENTO: LE BASI PER L'ORGANIZZAZIONE

Organizzare un evento – senza panico

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LE BASI PER ORGANIZZARE UN EVENTO DI SUCCESSO

A molti è capitato di dover organizzare un evento aziendale e aver dubbi sulla data da scegliere, la location etc …

I dubbi all’inizio sono davvero tanti. E’ importante non farsi mai cogliere dal panico e cominciare subito con il brainstorming. Ovvero: organizzare una riunione per definire tutti i punti chiave del  nostro evento

Perché organizzo l’evento?

A cosa mi serve?

 Ad esempio perché:

  • devo informare tutti i venditori nazionali e/o internazionali di un nuovo prodotto che l’azienda sta per immettere sul mercato,
  • li devo informare circa una nuova campagna pubblicitaria che uscirà a supporto della vendita di uno specifico prodotto,
  • devo comunicare una azione di co-marketing con un’altra azienda, insomma i motivi sono davvero tanti e tutti validi.

Tuttavia una azienda ha molte altre occasioni e motivi per organizzare eventi, vediamoli insieme:

  • Scienza e cultura: per veicolare nuove scoperte, invenzioni, tecnologie
  • Comunicazione: ampliare i contatti, diffondere i dee, veicolare messaggi
  • Politica: inquadrare e migliorare le prospettive politiche di una azienda
  • Sociale: raccogliere fondi per una iniziativa benefica
  • Economica: realizzare utili dalla manifestazione/evento
  • Risorse umane: organizzare corsi e seminari di formazione per il personale aumentare le competenze dei dipenmdenti
  • Marketing: potenziare ed ampliare i mercati e crearne di nuovi.

Lavorare per punti

Organizzare una check-list

Si lavorare per punti è fondamentale. Prima di tutto bisogna organizzare una checklist che andremo a sviluppare durante lo svolgimento dell’organizzazione del nostro evento. Diventerà la nostra bibbia.

  • Preparare l’elenco degli invitati, quindi il nostro target: in questo caso potremmo ipotizzare i venditori (vogliamo invitare anche un accompagnatore?) senza una lista di invitati non si può neppure scegliere una location
  • Nel caso di presenza di un accompagnatore bisogna prevedere l’organizzazione della giornata libera (visita guidata in città etc…)
  • Scegliere la data, solo all’apparenza può sembrare banale tuttavia bisogna notare che a volte la giusta data può essere l’elemento chiave per la riuscita dell’evento. Organizzare un evento in prossimità di una Festa nazionale può scoraggiare la presenza degli inviati
  • Scegliere la location più adatta alla esigenza.  Esaminare con attenzione l’offerta disponibile nella propria zona. Verificare che sia disponibile un servizio di traduttore, un sistema di video-registrazione, verificare inoltre se ci sono degli spazi ad uso gratuito. Effettuare sempre un sopralluogo prima di scegliere il luogo per evitare sorprese. Non è cosi insolito scegliere un luogo grazie a foto meravigliose e poi ritrovarci con spazi meno luminosi o angusti …
  • Non dimentichiamo l’allestimento della sala
  • Preparare gli inviti. Farlo il prima possibile affinchè ci si possa organizzare, oggi è sufficiente inviare una e-mail ma attenzione in questo caso va bene l’e-mail in altri magari è più opportuno inviare un invito per posta.
  • Prenotare il catering un cocktail di benvenuto il coffee break il pranzo la cena l’eventuale pernottamento
  • Organizzare gli interventi di ciascun oratore e prevedere spazi per la partecipazione del pubblico. Pianificare questo prima di ogni genere di evento consentirà di evitare momenti morti e ingerenza di un oratore su un altro.
  • A volte gli inviati arrivano in aereo, treno etc quindi è importante fornire loro un servizio di navetta per agevolare lo spostamento dall’aeroporto ad esempio al luogo dell’evento oppure aggiungere il servizio navetta da e per hotel
  • Servizio di segreteria istruire bene il personale affinché gli ospiti siano sempre assistiti. Una buona accoglienza dell’ospite è fondamentale
  • Hashtag è importante perché aggiornare i propri clienti sulle attività aziendale è sinonimo di vitalità e crescita anche in questo caso la comunicazione sui Social è molto importante.

Curare il post-evento

Valutare l’esito dell’evento

  • Condividere le foto sui social, ad esempio
  • Condividere le immagini e scrivere un post sul blog per rendere partecipi non solo i dipendenti ma anche i clienti, dove  i lettori possono commentare e offrire spunti interessanti che magari non sono stati toccati durante la riunione
  • Inviare via e-mail i materiali didattici e/o foto ai partecipanti con un ringraziamento per la partecipazione
  • Condividere il più possibile sui i Social ogni momento
  • Chiedere ai partecipanti opinioni, impressioni sull’evento appena concluso

Questi sono i punti base attraverso i quali è possibile tenere sotto controllo lo sviluppo di un evento

L’organizzatore dell’evento

Organizzare un  evento aziendale non è cosi semplice: è importante possedere alcune qualità tra le quali:

  • Conoscenza della tecnologia non bisogna necessariamente utilizzare gli strumenti ma deve poter controllare  l’uso da parte di tecnici
  • Saper organizzare le risorse umane e sapere delegare alcuni compiti
  • Essere capaci di prendere decisioni e trovare soluzioni
  • Sapere gestire un budget che di norma è sempre molto corposo
  • Bisogna avere grandi doti diplomatiche e saper affrontare i momenti di tensione e gli imprevisti che si presentano in qualsiasi evento

Un altra cosa fondamentale è saper gestire la check-list e saperla sviluppare con il procedere dell’organizzazione dell’evento.

La check list permetterà non solo di programmare l’evento aziendale ma di verificare che ogni azione sia stata svolta e conclusa.

Cose da non fare

  • saltare i sopralluoghi
  • risparmiare sui costi della sede
  • non mettere per iscritto gli accordi con i fornitori
  • imporre lunghe trasferte per raggiungere la sede
  • non informare bene gli assistenti
  • non esaudire le richieste degli ospiti
  • non prevedere le giuste pause (coffee-break, pranzo)
  • non pianificare con attenzione gli interventi e la loro durata
  • risparmiare sulla tecnologia (audiovisivi etc)

E’ importante la pianificazione ma è altrettanto importante creare un clima positivo: la proposta dell’evento quindi dovrà contenere non solo momenti di lavoro ma anche momenti di socializzazione di familiarizzazione e coesione del gruppo dei partecipanti.

 

 

 

 

 

 

By | 2017-12-12T07:46:40+00:00 dicembre 6th, 2017|Eventi|0 Comments

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