Le regole per scrivere un comunicato stampa efficace

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Come far capire al volo a un giornalista il valore di quello che gli hai appena inviato. Un comunicato stampa efficace oggi è una notizia positiva sulle pagine di domani…

 

Saper scrivere un comunicato stampa efficace non è semplice. Però è fondamentale per qualsiasi ufficio stampa e per tutti i soggetti che vogliono fare comunicazione. Perché il comunicato stampa è il principale mezzo di comunicazione di tutti gli uffici stampa.

Non è l’unico, certo. Ma è il principale. Il più diffuso e senz’altro il più potente.

Ogni comunicato stampa è diverso dall’altro. Tuttavia ci sono alcune regole comuni a tutti i comunicati stampa efficaci. Sono regole per scrivere un comunicato stampa di successo.

 

E un comunicato stampa di successo è una notizia sulle pagine dei giornali di domani. Vediamo dunque quali sono le regole per un comunicato stampa efficace:

 

  • Titolo efficace. Quante volte hai letto il titolo di una notizia su un giornale o una rivista e hai girato pagina senza leggere nemmeno una riga? Forse l’argomento non era di tuo interesse. O forse avrebbe potuto esserlo, ma certo non sei stato invogliato a continuare nella lettura a causa di un titolo “spento” totalmente inefficace.

 

Ebbene ogni ufficio stampa e ogni giornalista sa bene quale sia il valore di un titolo. Di un comunicato come di una notizia. È enorme. Potrei arrivare a dirti che a volte può persino essere più importante del contenuto stesso. Perché un titolo efficace è il miglior biglietto da visita per il tuo comunicato stampa efficace. Sbagliare quello significa aumentare in maniera esponenziale le possibilità che la tua notizia non venga mai pubblicata.

 

  • Sottotitolo. Non è un optional e ci sono regole molto strette per scriverlo. In primis dimentica quello che vedi tante volte sul web (e talvolta persino su qualche giornale). Il sottotitolo non è mai, in alcun modo una ripetizione del titolo. Una parola usata nel titolo non può ritrovarsi anche nel sottotitolo (o catenaccio).

 

Perché il titolo colpisce l’attenzione, il sottotitolo offre già al giornalista qualche informazione in più per invogliarlo ad iniziare la lettura del nostro comunicato.

 

  • Data e luogo. Può sembrarti banale, ma se il comunicato riguarda una notizia o un evento che si terrà a Milano, un giornalista deve saperlo subito. Non vuol dire che se il giornalista è di Roma questa non possa o non debba interessargli. Anzi, compito dell’ufficio stampa è proprio quello di rendere appetibile quel comunicato ad una platea il più vasta possibile di media.

 

Come per ogni articolo, anche per un comunicato, il “dove” e “quando” sono fondamentali. Con una differenza. Si ha la possibilità di indicarli ancora prima del testo. Molti fanno così, altri scelgono un metodo più classico di indicarli vicino all’intestazione.

 

Al di là dei gusti personali, Date e luogo sono la prima cosa che ogni giornalista deve leggere dopo il titolo e il catenaccio del tuo comunicato.

 

  • Il primo paragrafo. Dev’essere breve ma allo stesso tempo deve contenere tutte le informazioni essenziali affinché il giornalista che lo legge si faccia subito un’idea della notizia o dell’evento di cui si tratta poi nel testo.

 

  • Corpo centrale. Fatto un buon titolo con sottotitolo e il primo paragrafo, il lavoro dell’ufficio stampa non è certo concluso, anzi. Il corpo centrale del testo è essenziale perché è quello che entra nel merito della questione. Quello che approfondisce la notizia. Il mio suggerimento in questo caso è quello di inserire sempre un virgolettato nella parte centrale del comunicato; una dichiarazione in prima persona del presidente o responsabile aziendale.

 

  • I contatti. Come fa il giornalista a contattarti per chiederti ulteriori informazioni o chiarimenti?

 

Una volta terminato, il comunicato va rifinito. Oltre al testo, ti sei ricordato di inserire il logo aziendale? E, se si tratta di un evento, i loghi degli sponsor?

 

  • Caccia ai refusi. Il refuso è il peggior nemico di ogni ufficio stampa. Rileggi. Rileggi. Rileggi. Errori di sintassi e refusi sono subdoli e si nascondo ad una lettura approssimativa.

 

Ti do un altro coniglio prezioso: Il giornalista deve poter fare dei veloci copia incolla del testo contenuto nel comunicato.

Perché? Conosci un modo migliore di veicolare il tuo messaggio se non quello che il giornalisti riporti precisamente il contenuto da te elaborato?

 

Certo, scherzando qualcuno dice che alcuni giornalisti sono pigri… Io preferisco pensare che un giornalista che fa copia incolla di intere parti del mio comunicato lo fa perché:

  • Si fida della fonte che ha redatto il testo
  • Trova il contenuto valido e “notiziabile” senza modifiche

 

Allegarlo o no?

Meglio scrivere un testo nella mail o allegarlo ad una mail? Generalmente è meglio non appesantire troppo una mail con molti allegati, perciò in linea di massima il consiglio è quello di scrivere il testo  direttamente nella mail allegando piuttosto foto relative al prodotto o al manager dell’azienda che parla nel comunicato.

Anche in questo caso, offrire ai giornalisti materiale di qualità con foto professionali ma che non “pesino” 7 o 8 mega…

 

Questione di timing

E’ una delle cose più difficili in assoluto. Pensiamo ad un evento da promuovere su settimanali, mensili e quotidiani. Qual è il timing giusto? Beh, per prima cosa bisogna conoscere e rispettare le date di uscita (o meglio di chiusura delle pagine) di tutti i media, specie quelli cartacei. Allo stesso tempo conoscere le tempistiche di eventuali troupe televisive.

Rispettare il timing affinché ogni giornalista trovi il comunicato al momento giusto è fondamentale per il successo nel nostro lavoro.

 

E poi, naturalmente, bisogna di ricordarsi di promuoverlo al massimo tre volte: una settimana prima dell’evento, due o tre giorni prima e il giorno che precede l’evento. Questo per dare ai giornalisti un numero accettabile di “save the date” senza diventare eccessivamente insistenti.

Come vedi, i fattori per scrivere un comunicato di successo sono tanti. La notizia da sola non basta perché per valorizzarla al meglio servono tutte le accortezze di cui ti ho parlato in questo articolo per scrivere un comunicato stampa efficace.

 

Dettagli? Sì, dettagli che fanno la differenza.

By | 2017-12-12T08:28:34+00:00 gennaio 18th, 2017|Ufficio Stampa|0 Comments

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